РКЦ-флекс. Руководство пользователя

(описание основных операций и их последовательности)

Введение

Назначение программы и ключевые особенности

Программа предназначена для

  • ведения картотеки абонентов (жильцов, квартиросъемщиков)
  • проведения начислений и перерасчетов за поставленные жилищные и коммунальные услуги, а также ОДН
  • учета балансовых и транзитных платежей, платежей по Пени и платежей по конкретной услуге
  • учета потребления услуг домовыми и квартирными приборами учета
  • учета начислений и платежей в разрезе поставщиков услуг начисления и учета пеней суммарно по балансовым услугам и по внебалансовым шифрам

Для освоения возможностей программы "РКЦ-флекс" предусмотрена помощь по рабочим окнам программы. На сайте и на установочном диске размещены обучающие ролики, которые помогут понять принципы работы с программой. Дополнительно существует набор расчетных тестов программы, описывающих варианты начислений "РКЦ-флекс".

Процесс внедрения программы описан здесь, лицензионное соглашение размещено тут.

В этом документе описана последовательность работы с программой от начала до закрытия расчетного периода.
Мы рекомендуем пользователю программы "РКЦ-флекс" распечатать данный документ и изучить его.

Источники данных для проведения начислений

Кроме ручного ввода данных программа позволяет выполнять:

  • Импорт платежей от банков/почты РФ из файлов DBF, XLS/XLSX формата
  • Импорт показаний приборов учета из файлов DBF формата
  • Импорт показаний приборов учета из онлайн системы "ЖКХ-хостинг"

Все вышеперечисленное значительно снижает издержки ведения учета и уменьшает количество ошибок ручного ввода.

Используемые сокращения

Графическая форма Окно с расположенными графическими элементами ввода данных: таблицы, текстовые поля, комбобоксы, а также с элементами управляющего и информационного характера: метки, кнопки предназначено для цели изменения данных сущности (л-счет, ПУ, перерасчеты и пр.) или для получения информации. Сокращенно именуется: форма.
Графический интерфейс программы Совокупность форм программы, вызываемые в строго определенной последовательности.
Лицевой счет Единица учета (счет) для ведения расчетов с абонентом (жильцом, квартиросъемщиком). Сокращенно именуется: л-счет.
Начисление Операция начисления сумм за поставленные услуги по лицевому счету
Нормы потребления Средне-месячное усредненное потребление по определенной услуге. Также упоминается как норматив потребления.
НСИ Нормативно-справочная информация или справочник
ОДН Общедомовое начисление или общедомовые нужды. Начисление за услуги потребляемые в процессе использования общего имущества.
Ответственный квартиросъемщик Или ответственный абонент. Это физическое лицо от имени которого осуществляются расчеты по л-счету. Также по нему (имеется в виду фамилия) выполняется поиск в программе.
Пени Начисление в виде штрафа за просроченные платежи.
Перерасчет Перерасчет услуги в следствие недопоставки, ошибочного начисления, изменения баланса по лицевому счету.
ПУ Прибор учета или счетчик. Различают ПУ по л-счету или индивидуальный прибор учета (ИПУ), а также ПУ по дому или домовой прибор учета (ДПУ).
Расчетный период Период времени за который выполняется расчет начислений за поставленные услуги, регистрируются платежи и выводится баланс по л-счету. Расчетный период принимается равным календарному месяцу. Сокращенно именуется: период.
Сальдо Сальдо или баланс по л-счету на начало расчетного периода или окончание расчетного периода. Соответственно различают входящее и исходящее сальдо.
Скриншот Снимок экрана компьютера.
Тарифы Установленный размер стоимости единицы потребления услуги.
Типы благоустройства Предустановленная совокупность услуг или набор услуг, предоставляемая по дому и (или) л-счету.
Услуга Услуга - это совокупность мероприятий, обеспечивающих удовлетворение потребностей потребителя в комфортном проживании. Услуга характеризуется, как правило, шифром услуги, тарифом, нормой потребления и сроком действия услуги.
ФР Фискальный регистратор
Характеристики Характеристики л-счета или оборудование л-счета определяют собой набор свойств л-счета на основании которых выполняются начисления. Например <площадь квартиры>, <количество проживающих> и т.п.
Шифр услуги Наименование услуги

Работа с графическим интерфейсом программы

Ниже приведен скриншот формы <Тарифы>. Аналогично выглядят другие формы программы: сверху размещена справочная информация: название формы, текущий расчетный период. Снизу слева расположена статусная строка, в которой выводится информация о результате последнего действия пользователя. Снизу справа находятся управляющие кнопки, которые будут описаны ниже в таблице.



Информационный столбец таблицы. Отражает статус текущей строки: новая строка, измененная, помеченная на удаление, заблокированная на изменение.
По нажатию этой кнопки вызывается зависимая форма. В данном случае форма истории тарифов.
Кнопка добавления новой записи в таблице. Как альтернатива, добавление новой строки в таблице можно сделать нажав кнопку клавиатуры <стрелка вниз - Page Down> находясь на последней строке таблицы.
Кнопка обновления данных или отказа от изменений.
Данная кнопка помечает запись на удаление. Удаление будет произведено после успешного сохранения изменений. Как альтернатива, можно пометить строку на удаление в самой таблице. Для этого надо нажать кнопку клавиатуры , находясь в информационном столбце таблицы.
Кнопка сохранения изменений данных. Для быстрого сохранения данных можно нажать комбинацию клавиш: Ctrl-S
Кнопка выхода из данной формы и также выхода на .предыдущую форму.

Сохранность ваших данных

Очень важно выполнять регулярное сохранение ваших данных и копирование их на другой носитель. Не храните копии данных на том же компьютере, на котором выполняется работа. Дублируйте копии на CD-ROM, flash накопители, внешние винчестеры. Соблюдение этих простых правил позволит избежать досадных проблем с потерей информации.

Создание архива ваших данных (или дампа БД) выполняется из программы одним кликом. Для этого надо запустить программу, выбрать пункт меню <Действия> и выбрать пункт <Сделать горячую копию БД> как показано на следующем рисунке. После этого надо дождаться окончания процесса создания копии, о чем будет сообщено в нижней строке подсказки программы.



Программа создаст файл с расширением zip в под-каталоге (или в папке) fstart/dmp каталога с установленной программой. Файл будет именоваться примерно так: Flex_000_full_4_81_9_2015_04_12_20_44.zip, где 4_81_9 - номер текущей версии программы и далее следуют год, месяц, день и время создания копии данных. Именно такой файл вам и надо будет скопировать для сохранности на внешние носитель(и).

Использование нескольких копий программы и данных

Часто для ведения бизнеса требуется обработка данных не только в расчетном центре, но и в других подразделениях организации. Например, плановому отделу нужна информация о потреблении услуг раз в месяц. Строить локальную сеть или выносить сервер в интернет для этого слишком дорого.

Система создания архивов данных и последующего восстановления позволяет тиражировать данные между подразделениями с минимальными затратами. Необходимо лишь обеспечивать совпадение версий программ во всех подразделениях предприятия.

Часть I. Внедрение программы

1-1. Установка программы и запуск

Перед запуском программы необходимо установить ее. Это можно выполнить с установочного CD диска, либо скопировав установочные файлы программы на жесткий диск компьютера с CD диска или с FTP сервера smart-flex.ru.

Запустите файл Install_Flex_4.81.XX9.exe на выполнение. В появившемся диалоговом окне необходимо указать каталог установки (программа предлагает C:\Flex-4.81) и задать путь до персональной лицензии (просто выбрав ее принудительно).

Примечание: Более подробно про установку программы и требованиям к компьютеру написано на этой странице.

После установки программы с последующей перезагрузкой компьютера в меню <Пуск> выберите <Все программы> - - "РКЦ-флекс". В открывшимся окне будет предложено ввести логин и пароль. Введите в качестве логина FL, а пароля FL и нажмите кнопку <Подключение>.

Примечания:

  • в дальнейшем у вас будет возможность индивидуальной настройки прав доступа к системе для различных пользователей
  • если у вас возникнут проблемы с запуском программы, то в помощь этому мы вышлем вам документ по устранению неисправностей

1-2. Заполнение справочной части (НСИ)

Заполнение справочной части программы выполняется как в момент внедрения программы, так и во время эксплуатации по мере необходимости.

1-2-1. Тарифы

Заполнение справочников следует начать с формы <Тарифы>. Войдем в эту форму нажатием соответствующей кнопки на закладке <Справочники> в <Рабочем месте бухгалтера РКЦ-флекс>. Здесь в форме списка представлены все используемые в программе тарифы. Прежде всего, следует определиться, какие тарифы будут использоваться в расчетах начислений в вашей организации. (Нередко случается, что должны быть использованы различные значения для одного и того же тарифа, ввиду различных расценок от разных поставщиков. В данном случае тарифы записываются в отдельные строки. Например: Следует создать строки <Водоснабжение 1> и <Водоснабжение 2>, которые будут применяться в дальнейшем для создания различных типов благоустройства или правил начисления для отдельных лицевых счетов).

Для создания нового тарифа необходимо добавить новую строки и ввести название тарифа, сохранить изменения, после чего перейти к форме <Действующие и неактуальные тарифы> и ввести его значения. В форме <Действующие и неактуальные тарифы> задается значение по выбранному тарифу. В случае нового тарифа в новой строке введите значение тарифа (в случае необходимости введите значение тарифа при превышении нормы потребления, если вы применяете подобную систему начисления) и дату начала действия тарифа (первый столбец с названием <Дата>). Эта дата указывает, с какого числа тариф вступает в силу.

В случае смены значения тарифа, вам придется указать дату закрытия (второй столбец с названием <Дата>) этого тарифа, после чего добавить новую строку и ввести новое значение и дату начала его действия. См. следующий рисунок.



Форму можно считать заполненной, если в ней указаны все тарифы, участвующие в расчетах по вашей организации, и каждому из этих тарифов присвоено соответствующее значение. Все старые неактуальные значения должны быть закрыты указанием даты закрытия, а актуальные иметь соответствующую дату начала их действия. В процессе эксплуатации системы вам часто придется изменять значения

1-2-2. Нормы потребления

Справочник <Нормы потребления> заполняется по аналогии с <Тарифами>.

1-2-3. Периоды

Заполните справочник <Периоды>. Здесь следует добавить расчетный период, с которого вы планируете вести начисления. Так если вы планируете начать расчет в программе с января 2015 года и далее, вам следует один раз создать новую строку, ввести значение 201501, нажать , сохранить изменения. Формат периода состоит из 4-цифр года и 2-х цифр месяца.

Далее, установите этот период текущим. Для этого выберите пункт меню <Действия>-<Смена периода по пользователю>, далее из выпадающего списка выберите нужный период (201501) и сохраните изменения.

Примечания:

  • Текущий период по пользователю отражается в верхнем правом углу окна
  • Закрытия расчетных периодов будет приводить к автоматическому созданию следующего расчетного периода

1-2-4. Характеристики

В этой форме в виде списка представлены все возможные характеристики, которыми может обладать лицевой счет. Обычно заполнение данного справочника не требуется, так как в форме уже содержатся основные типы характеристик. Однако, если в ваших расчетах следует учитывать характеристику не представленную в данном списке вы можете её добавить.

Примечание: существующие характеристики в справочнике не подлежат изменению, так как они связаны с расчетной системой программы.

1-2-5. Виды платежей

В этом справочнике следует указать те виды источников платежей, которые будут регистрироваться при их внесении. Например: <Почта> или <Банк>. Это важно для дальнейшего формирования сводных отчетов, а также для возможности последующей сверки с исходными реестрами.

1-2-6. Шифры начислений (шифры услуг)

Справочник <Шифры начислений> определяет состав шифров и порядок начислений по ним. Перед работой с данной формой следует продумать, какие шифры начислений потребуются для вашей работы. Название данных шифров будут выводиться в отчетах и квитанциях, так что следует внимательно работать с этой формой.

Описание настроек шифра услуги:

Входит в состав платежа (при вводе) По шифру допустима регистрация сумм оплат
Входит в состав пропорциональной разброски Общая сумма оплаты будет распределена для этого шифра в пропорции к задолженности или текущему начислению
Выводится остаток (сальдо) По шифру будет выводиться остаток на конец текущего периода (и на начало следующего периода)
Внебалансовый шифр Начисления, платежи, сальдо по данному шифру не будут суммироваться в итоговый шифр <Всего>. Шифр не участвует в пропорциональном разбросе. Т.е. оплата по данному шифру не будет производиться из общей суммы платежа.
Выводится в расчетном листе Шифр будет показан в расчетном листе в момент выполнения одиночного расчета по л-счету
Возможен расчет по счетчику По данной услуге возможно использование приборов учета
Шифр <Всего> Шифр <Всего>. Должен быть только один.
Ведется учет <Пени> По шифру ведется учет Пени. Программа будет выводить остатки на конец периода, с учетом платежей по Пени данного шифра
Распределение платежа по <Пени> делать в пропорции Гашение Пени будет выполняться из общей суммы поступившей оплаты.

Правила установки галочек:

  • Отметка Шифр "Всего" должна стоять только на шифре с названием <Всего>, а не на шифрах <Водоотведение> и пр.
  • Обычный шифр, например <Горячее водоснабжение> должен иметь выставленными следующие галочки: <Входит в состав платежа (при вводе)>, <Входит в состав пропорциональной разброски>, <Выводится сальдо (остаток)>, <Выводится в расчетном листе>, <Возможен расчет по счетчику>
  • Внебалансовый шифр <Капитальный ремонт> должен иметь дополнительно включенную настройку <Внебалансовый шифр>

Примеры настроек:

Настройка обычного шифра <Горячее водоснабжение>



Для этой услуге может быть определено до двух зеркальных шифров (см. следующий рисунок). Зеркальность позволяет передавать объемы полученные по ПУ для расчета начислений для зависимых услуг.



Настройка внебалансового шифра <Капитальный ремонт> может выглядеть как показано на следующем рисунке. В данном варианте настроек по этому шифру будет начисляться Пени, платежи по Пени и по услуге предполагается вводить отдельно, а не брать из общей суммы платежа



Настройка внебалансового шифра <Гос.пошлина> может выглядеть как показано на следующем рисунке. В данном варианте настроек оплата по этому шифру будет зачисляться пропорционально из общей суммы платежа



Настройка Шифра <Всего> может выглядеть как показано на следующем рисунке. В данном случае позволено выполнять гашение Пени из общей суммы оплаты.



Примечания:

  • шифры не подлежат перетасовке. Нельзя шифр <Горячее водоснабжение> переименовать в шифр <Капитальный ремонт>, так как в периодах расчетной базы хранятся данные по этим шифрам и такая смена приведет к путанице.
  • шифры не подлежат удалению. Если какой-либо шифр устарел, то просто исключите его из настроек.
  • не надо создавать дублирующие по смыслу шифры начисления. Например: для холодного водоснабжения не надо создавать такие шифры, как: <Вода из колонки>, <Вода на хоз.нужды>. В конечном итоге это приведет к путанице в учете, а не улучшит его. Такие шифры - это суть применения разных тарифов для шифра <Холодное водоснабжение>. Тарификация начислений выполняется в соответствующих отчетах.

1-2-7. Типы благоустройства

Тип благоустройства является удобным инструментом присвоения набора шифров и тарифов дому и (или) лицевому счету. Предпочтительно использовать этот подход для определения набора шифров-тарифов по многоэтажному дому. Выбрав нужный тип благоустройства по дому, вы сразу определяете список шифров и тарифов по каждому л-счету этого дома.

Иными словами, создав ряд типовых настроек, вам уже не придется индивидуально настраивать расчеты по лицевым счетам. Вам останется только применить требуемый тип благоустройства к лицевому счету или дому. Так если вы обслуживаете многоквартирный дом, где по каждому лицевому счету следует начислять одинаковый набор шифров по одинаковым тарифам и нормам потребления, следует однажды создать тип благоустройства, в котором указываются эти типовые настройки и применить его к дому.

В поставке программы <РКЦ-флекс> в справочнике <Типы благоустройства> уже присутствует одна запись <Благоустроенное жилье>. Просмотрите настройки данной записи, перейдя в форму <Нормы и шифры по типу благоустройства>. Для этого выберите строку с названием интересующего вас типа и нажмите кнопку <Шифры, Тарифы, Нормы>. В этой форме представлен список шифров, тарифов и норм по типу благоустройства.

Для типа благоустройства также можно указывать набор характеристик для лицевых счетов, попадающих под данный тип. Это может быть полезно во время заведения лицевых счетов и заполнения их характеристик. Перейдите в форму <Характеристики по типу благоустройства> нажав кнопку <Характеристики>. Здесь представлен пример заполнения данной формы. Т.е. при создании лицевого счета и указания в типах благоустройства <Благоустроенное жилье>, во время заполнения характеристик вам не придется добавлять строки и выбирать нужные характеристики из выпадающего списка, а останется лишь заполнить значения.

Для того, чтобы присвоить созданные типы благоустройства к конкретным домам перейдите в <РМ бухгалтера РКЦ-Флекс>. В левой части формы выберите интересующий вас район и нажмите кнопку дома в левой нижней части формы. Выберите нужный дом и на закладке <Общие> из выпадающего списка выберите нужный тип благоустройства. Сохраните изменения.

Кроме того при создании лицевого счета вы также сможете указать тип благоустройства, и это будет иметь более высокий приоритет. Так, если у вас имеется дом в 100 кв., 95 из которых должны быть рассчитаны по первому типу благоустройства, а оставшиеся 5 по второму, следует указать первый тип благоустройства для дома в целом, а второй тип при создании или корректировке оставшихся 5 лицевых счетов. При создании 95 лицевых счетов тип благоустройства указывать не следует.

Примечание: Не стоит увлекаться и чрезмерно увеличивать количество типов благоустройств. Это как правило ведет к дублированию информации и затрудняет анализ данных.

1-2-8. Виды недоставок

Данный справочник предназначен для регистрации видов перерасчетов, используемых при расчетах начислений. Наиболее часто используемые это:

  • Недопоставка услуги. Применяется, если отсутствовала услуга или наоборот, когда услуга была предоставлена, но не была начислена.
  • Корректировка баланса. Если по л-счету есть необоснованные долги, которые надо списать.
  • Перерасчет Пени. Применяется, если например абонент произвел оплату, которая не была вовремя зачислена.

См. следующий рисунок.



1-3. Заполнение адресной части

Заполнение адресной части или картотеки можно выполнить двумя путями, которые будут рассмотрены ниже.

1-3-1. Автоматическое заполнение картотеки из обменного файла

Это самый предпочтительный и быстрый вариант заполнения картотеки. Кроме того, количество ошибок ручного ввода данных в этом варианте меньше, чем при ручном вводе картотеки через интерфейс программы, так как изначально заполнение производится в XLS файл. XLS файл обладает большой обзорностью, что и позволяет снизить количество ошибок ручного ввода.

Файл с примерами заполнений можно загрузить с этой страницы.

Файл позволяет ввести следующий набор данных:

  • Адресная часть
  • Лицевые счета с характеристиками (количество жильцов, площади, долг на начало расчетного периода, последний зарегистрированный платеж)
  • Фамильный учет
  • ИПУ (счетчики) и показания

Примечание: Этот же XLS файл с примерами можно загрузить и посмотреть результат обработки. Выявленные типовые ошибки будут подсвечены желтым цветом.

1-3-2. Заполнение картотеки через интерфейс программы

Это более трудоемкий путь. Обычно его используют, если требуется ввести незначительный объем данных.

1-3-2-1. Создание районов, улиц и домов

Структура адресной части <РКЦ-флекс> выглядит следующим образом: Районы - Улицы - Дома - Лицевые счета

Под районом понимается объединение домов в группы для удобства последующей работы, с возможностью формирования сводной отчетности по любом учетному периоду. Также район можно трактовать как участок.

Перед вводом данных необходимо уточнить структуру адресной части.

  • Например: ТСЖ обслуживает один дом. Значит, следует создать один район, одну улицу и один дом по этой улице.
  • Другой пример: ТСЖ обслуживает несколько улиц в разных частях города от разных поставщиков услуг. Значит, следует создать столько районов, сколько потребуется для ведения бухгалтерии, разделяя тем самым весь массив лицевых счетов на отдельные фрагменты расчет и закрытие периодов по которым будет вестись индивидуально.

Иными словами, надо завести столько улиц и домов, сколько их есть в действительности.

После уточнения структуры адресной части приступите к ее вводу.

Перейдите к форме <Районы> и внесите название всех используемых районов. Необходимым для заполнения является только колонка <Название> района, все остальные колонки имеют информативный характер.

Далее перейдите в форму <Улицы> и заполните её аналогичным способом. Дополнительно кроме названия улицы Вы можете заполнить колонку <Вид улицы>.

После внесения в программу списков всех районов и улиц можно перейти к формированию списка домов и распределению их по районам учета. Для этого из формы <Районы> перейдите к форме <Дома>. Добавьте новую строку, затем выберите улицу, на которой стоит вносимый вами дом, затем укажите номер и если необходимо литеру дома. Дополнительно в правой части окна на закладке <Общие> можете сразу указать тип благоустройства (если он уже создан) и сохраните изменения. Внесите все дома обслуживаемые вашей организацией. На этом можно считать формирование адресной части завершенным.

1-3-2-2. Внесение лицевых счетов

Перейдите к <РМ по лицевым счетам квартиросъемщиков> и найдите дом, по которому Вам надо ввести л-счета.

Например: для того чтобы создать лицевые счета по дому №1 на улице <Кирпичная> вам следует выбрать из выпадающего списка в верхней части формы сначала эту улицу, а затем дом № 1. Содержание выпадающих списков есть результат нашей работы по созданию адресной части. Если там нет такой улицы или такого дома значит, вы его попросту не создали. Итак, выбрав дом можно приступать к созданию лицевых счетов, которые к нему относятся.

Для этого нажмите кнопку <Заведение л-счетов> и далее, в новой форме добавтьте новую запись. В появившейся строке в левой части формы введите номер лицевого счета и номер квартиры, при необходимости укажите литеру квартиры. При необходимости укажите тип благоустройства. Сохраните изменения.

Нажмите кнопку <ФИО>. В левой части формы укажите Ф.И.О. ответственного квартиросъемщика. Поставьте галочку в квадратике напротив его фамилии, это указывает на то, что он является ответственным квартиросъемщиком. Если требуется, укажите тип благоустройства по лицевому счету. Сохраните изменения.

Если по данному лицевому счету присутствует льгота (несколько льгот), нажмите кнопку <Льготы> из выпадающего списка слева выберите льготу и укажите дату начала действия этой льготы. Сохраните изменения. Если льгот больше одной, просто добавьте строку и укажите дополнительную льготу и дату ее актуализации. Также сохраните изменения. Нажимайте кнопку <выход> пока не окажетесь в форме <Заведение лицевых счетов>.

Нажмите кнопку <Характеристики>. Внесите все необходимые характеристики и их значения. (прим. ячейки с датами начала, окончания, актуализации, и, период, заполнять не обязательно. Галка на квадратике <Д> отключает характеристику. В связи, с чем она не участвует в расчетах, и начисления по шифрам, использующим данную характеристику, не происходят). Полностью заполнив форму и сохранив изменения, вернитесь в форму <Заведение лицевых счетов>.

Если по дому или по лицевому счету установлен тип благоустройства, можете переходить к заведению следующего лицевого счета. Если данный лицевой счет не подпадает под типы благоустройства или вам нужно дополнить шифры благоустройства дополнительным шифром, или изменить порядок начисления по какому-либо шифру в рамках указанного типа благоустройства, вы можете воспользоваться формой <Тарифы по лицевому счету>. Для этого нажмите кнопку шифры. Здесь по аналогии с типами благоустройства вы можете создать индивидуальный порядок расчетов для текущего лицевого счета.

Учтите, что все изменения в данной форме являются дополнительными к типам благоустройства, но имеют высший приоритет. Так если в типе благоустройства указано А,Б,В шифры, а в этой форме вы укажете Г шифр, то при расчетах будут использоваться все четыре. Если в типе благоустройства указано А,Б,В шифры, в этой форме вы укажите А шифр, но с другими настройками, то при расчетах Б и В шифры будут считаться типично, а шифр А как указано в данной форме.

1-3-2-3. Внесение индивидуальных ПУ /счетчиков/ и показаний

Зайдите в <РМ по лицевым счетам квартиросъемщиков>, найдите интересующий вас лицевой счет и нажмите кнопку <Счетчики>. В открывшейся форме создайте новую строку и внесите № п/п, марку, а также серийный номер счетчика, сохраните изменения. Затем нажмите кнопку <Шифры> и в открывшейся форме укажите, по какому шифру установлен данный прибор учета. Например: <Водоснабжение>. Сохраните изменения.

Вернитесь в предыдущую форму. Нажмите кнопку <Показания>. В открывшейся форме следует внести показания счетчика. Для успешной работы необходимо минимум два показания. Расчет производится исходя из разницы предыдущего и текущего показания. Так, например если расчет по счетчику начинается в январе, укажите показание за декабрь предыдущего года и показание за январь. В первой стоке укажите, например: 01/12/07 и NNNN. Сохраните изменения. Добавьте новую строку и укажите 01/01/08 и XXXX. Сохраните изменения. Начисления в январе по шифру счетчика составят XXXX-NNNN умноженное на тариф по шифру. Если по текущему лицевому счету присутствуют несколько счетчиков все они быть указаны как отдельные строки в форме <Счетчики> и по каждому должна вестись история показаний.

1-3-2-4. Ввод и импорт сальдо

Входящее сальдо на начало периода по видам услуг обычно по лицевому счету вносится один раз в начале работы на программе для того, чтобы обеспечить учет прошлых долгов или переплат.

Выполнять данную операцию необходимо после ввода картотеки и параметров расчета. То есть необходимо иметь предварительно хотя бы один раз выполнить расчет по картотеке. Это сформирует расчетную базу и позволит разложить входящее сальдо по шифрам учета. Выполнить ввод сальдо можно в форме <Потоковый ввод входящего сальдо>

Ввод сальдо можно выполнять частями, например реестрами. Для каждого такого Реестра присваивается номер Листа. По листу после ввода можно просчитать общую сумму и сверить с реестром на отсутствие ошибок ввода. Также можно выполнить удаление ошибочного реестра.

Сначала необходимо задать номер Листа - любое число (внести номер и нажать кнопку "Установить номер листа". Затем можно задавая номер листа возвращаться к ранее внесенным спискам перепроверяя или корректируя их. Таким образом задаете номер Листа в любой последовательности выбирая через поиск дома или лицевые счета.

Сумму входящего сальдо по выбранному лицевому счету надо заносить в графу "Вх.сальдо".

Для проверки общей суммы по Реестру (Листу) достаточно при заданном номере листа (внесен номер и нажата кнопка "установить номер листа" и затем нажата кнопка "Поиск по номеру листа") нажать кнопку "Подсчитать", тогда в соответствующих полях программа отразит количество записей на выбранном Листе и сумму по соответствующему Реестру. Если Сумма или Количество не совпали с показателями в бумажном реестре, то это означает, что оператор ошибся при вводе и необходимо перепроверить и исправить содержимое Листа.

После проверки вносимой информации необходимо выполнить загрузку листа в базу. Сначала надо выбрать Лист, затем нажать кнопку "Записать в период". Откроется окно "Операции по выбранному листу".

Поле "Организация для детализации баланса" заполняется ТОЛЬКО в случае необходимости ведения двойного сальдо по картотеке. Т.е. в случае, когда картотеку принимает на баланс новая организация, эта организация хочет вести расчеты с нуля, но при этом помнить про долги предшественника. Иными словами, при обычном ведении учета данное поле заполнять не надо.

Далее надо выполнить "Записать баланс в текущий период", а затем "Выполнить разброс по текущему начислению".

Использовать кнопку "Очистить данные листа" нужно только, если сведения из реестра больше не понадобятся.

Примечания:

  • Операцию внесения входящего сальдо можно выполнять повторно, если обнаружена ошибка, то это легко исправить, внеся изменения на нужный Лист, и повторно выполнить процедуру "Записать в период".
  • Если один лицевой счет проходит в двух и более Листах, то в таком лицевом счете останется Входящее сальдо записанное в период последним.

Альтернативный вариант

Практика эксплуатации приводит к тому, что правки по входящему сальдо вносятся уже после того, как некоторое количество периодов (один и более) были уже закрыты. Для выполнения таких изменений в текущем периоде формируется XLS отчет <Реестр ввода сальдо для последующей загрузки>.

Отчет формируется в формате XLS по выбранной услуге в текущем периоде. Если услуга в критериях не выставлена, то подразумевается выгрузка остатков (баланса) на 1 число текущего периода по шифру <Всего> (по ЖК услугам). Если картотека небольшая, то отчет можно формировать по всему участку, иначе разумнее сформировать серию отчетов по каждому дому.

Далее оператор должен удалить корректные записи и оставить только те л-счета, по которым надо провести корректировку. По оставшимся записям надо внести сальдо на начало периода по услуге (и по пени, если она существует) и произвести выверку. После выверки данный файл-отчет импортируется в <РМ бухгалтера РКЦ-Флекс>, вкладка <Операции>, кнопка <Импорт платежей/показаний>. В появившемся окне формы импорта надо выбрать файл и нажать кнопку <Анализ файла импорта>. Программа проанализирует данные и отобразит результат анализа в файле-отчете. Если данные оказались с ошибкой, то можно исправить файл и провести анализ повторно. Если данные корректны и полностью устраивают, то можно нажать кнопку <Загрузить сведения> и сальдо будет импортировано в текущий период.

Если оператором был выполнен импорт сальдо по ЖК услугам (шифр <Всего>), то дополнительно требуется выполнить расщепление в пропорции к текущим начислениям. Для этого надо в <РМ бухгалтера РКЦ-Флекс> в вкладке <Операции> нажать на кнопку <Расщепление вх.сальдо> по выбранному району. Операция (т. е. кнопка) будет доступна, если по пользователю добавлено право на ее осуществление.

Примечание:

  • важно понимать, что существующая задолженность на начало периода будет перезаписана данными из файла-отчета.
  • отменить результат операции невозможно. Можно лишь повторить ее заново и переписать неверные данные новыми или в крайнем случае восстановить все данные из архива.

1-4. Разнесение тарифов

Разнесение тарифов достигается указанием типа благоустройства по дому и (или) лицевому счету. А также указанием конкретного набора шифров, тарифов и норм по дому и (или) лицевому счету.

1-5. Внесение домовых ПУ /счетчиков/

Доступ к общедомовым приборам учета осуществляется через форму, которая содержит описание дома. Также это можно сделать из <РМ по лицевым счетам квартиросъемщиков> во вкладке <Дом>. Заполнение данной формы полностью повторяет порядок присвоения индивидуальных счетчиков к лицевым счетам, за исключением установки алгоритма распределения показаний. Распределение данных общедомового ПУ по лицевым счетам будет выполнено согласно выбранного алгоритма.

Часть II. Ежедневная работа

2-1. Цикл расчетного периода

В расчетном периоде присутствует набор регулярных работ. Перечислим их:

  • Смена тарифов по услугам (как минимум это происходит раз в год. Подробно описано в главе 1-2-1)
  • Изменение данных лицевого счета (как правило речь идет о количестве жильцов)
  • Внесение показаний ПУ по лицевым счетам и по дому
  • Внесение платежей
  • Внесение перерасчетов
  • Расчет и выверка начислений
  • Выпуск отчетов и квитанций. Отправка квитанций абонентам.
  • Закрытие периода. Выполняется ближе к концу календарного месяца или в первых числах следующего календарного месяца.

Перед закрытием периода надо обязательно выполнить следующие операции и в таком порядке:

  • Расчет начислений по району
  • Выполнить служебный отчет по району <Отчет по неподлежащим закрытию>. Он покажет л-счета, по которым закрытие периода нежелательно. Бухгалтер должен разобраться в причинах и устранить проблему.

2-1-1. Изменение данных лицевого счета

Наиболее часто требуется изменять количество проживающих в лицевом счете, а также отражать установку или замену приборов учета. Рассмотрим подробнее.

2-1-1-1. Изменение количества проживающих

Для достижения этого найдите требуемый л-счет, нажмите кнопку <Характеристики>. В открывшемся окне встаньте на строку <жильцов постоянно-прописанных>, в колонке <Количество> проставьте нужную цифру (например 5), в колонке <Дата актуализации> проставьте 1-ое число месяца текущего расчетного периода.

Это важно, иначе программа выполнит автоматические перерасчеты за прошлый период). Например, если текущий расчетный период - август 2013, то дата актуализации должна быть: 01-08-2013. Затем нажмите кнопку Сохранить. См. следующий рисунок.



2-1-1-2. Установка или замена прибора учета

Установка прибора учета впервые или замена существующего в программе выполняется почти одинаково. Для достижения этого найдите требуемый л-счет, нажмите кнопку <Счетчики>. Далее в окне добавьте новую запись, укажите порядковый номер ПУ, марку, серийный номер и дату установки. Смотрите следующий рисунок из теста: ТПИ01_00



Обязательно для ПУ привяжите услугу в кнопке <Шифры> и не забудьте указать начальное показание, как показано в следующем рисунке.



При замене существующего прибора учета проставляется дата отключения и на эту же дату фиксируется финальное показание. Смотрите следующие рисунки из теста: ТПИ06_00





2-1-1-3. Корректировка показаний прибора учета

В случае ошибок ввода показаний программа предоставляет возможность внести правки в форме ввода показаний. Пример из теста ТПИ09_00 демонстрирует ситуацию, когда абонент предоставил реальные показания и они отличаются от тех, которые внес бухгалтер. Смотрите следующий рисунок:



Примечание: Исправления показаний в закрытом периоде программой не допускаются.

2-1-1-4. Изменение (восстановление) пароля в личном кабинете

В случае, если абонент сменил и забыл пароль от личного кабинета, или просто забыл пароль, то из карточки лицевого счета можно выполнить восстановление пароля дважды кликнув мышкой на кнопке <Установить пароль для л-кабинета>. Появится окно (см. следующий рисунок) , в котором надо ввести пароль и нажать кнопку <Выполнить>. Далее, в вкладке <Личный кабинет> надо выполнить синхронизацию с кабинетом, нажав кнопку <Синхронизировать с кабинетом>.

2-1-2. Внесение показаний ПУ (в т.ч. из личного кабинета)

Ручное внесение показаний ИПУ описано в главе 1-3-2-3.

Кроме того, в некоторых модулях импорта платежей присутствует возможность импорта показаний ИПУ по электронным реестрам банков, почтовых организаций.

Также, в программе присутствует отчет <Реестр ввода показаний для последующей загрузки> (ReestrManualInputMeterage), который необходимо формировать в текущем периоде для последующего ручного заполнения показаниями абонентов. После заполнения файла записанные показания можно импортировать в РМ Бухгалтера.

Четвертым вариантом автоматического приема показаний ИПУ является использование синхронизации данных с личным кабинетом абонента.

Предусловие варианта:

  • должен быть установлен и доступен абонентам личный веб. кабинет (через интернет)
  • в программе должно быть настроено и доступно соединение с личным кабинетом

При поступлении заявки от абонента на получение данной услуги выполните следующее:

  • запишите л-счет абонента или его адрес
  • доведите до абонента, что инструкция и коды доступа в личный кабинет будут распечатаны в квитанции на оплату коммунальных услуг

Затем требуется выполнить следующие действия с использованием программы:

  • найдите данный л-счет
  • войдите в форму корректировки л-счета, кликнув на кнопке <Корректировка счета>
  • нажмите на кнопку <Установить пароль для л-кабинета>, после этого она станет доступна. Потом еще раз нажмите на эту же кнопку и программа выведет окно с приглашением ввести пароль (как показано на следующем рисунке)


  • В появившемся окне введите простой пароль для входа в личный кабинет (например 123 или 749), потом нажмите кнопку выполнить. Пароль будет сохранен в программе.
  • Далее, в вкладке <Личный кабинет> нажмите кнопку <Синхронизировать с кабинетом>. Программа создаст личный кабинет абонента, о чем будет свидетельствовать заполненная дата синхронизации л-счета.


Ссылку на инструкцию по входу в личный кабинет, а также коды доступа и пароль для кабинета абонент получит вместе со счетом квитанцией на оплату. При входе в личный кабинет абонент увидит список своих приборов учета с последними показаниями из программы.

Начиная с этого момента абонент должен будет регулярно вводить показания в личный кабинет. А бухгалтер перед закрытием периода должен выполнять синхронизацию данных, для того, чтобы принять показания ИПУ из интернета.

Последовательность работы по синхронизации ИПУ такова (рассмотрим для примера период сентябрь):

Предусловие:

  • абоненты 26 сентября закончили вводить показания за сентябрь месяц
  • бухгалтер закрыл расчетный период август и вся картотека находится в текущем периоде сентябрь
  • бухгалтер при помощи отчета <Реестр состояния картотеки>(CardCheckState) проверил в периоде сентябрь, что по всем ИПУ присутствуют услуги. Отсутствие услуги приведет к тому, что показания не будут переданы из личного кабинета.

Синхронизация:

  • бухгалтер открывает РМ бухгалтера, и во вкладке <Прочее> сначала проверяет доступность сервиса, нажав кнопку <Доступность кабинета>. Если сервис доступен, то далее бухгалтер нажимает кнопку <Синхронизация с кабинетом> по каждому району
  • после синхронизации надо выполнить расчет начислений и сформировать отчет <Реестр начислений, потребления услуг и показаний ИПУ> (CalcPaymentWithMeterage). В этом отчете надо обратить внимания на диагностические сообщения программы и при необходимости исправить показания ИПУ. (Некоторая часть абонентов ошибается и вводит дробные показания без разделителя. В следствие чего, потребление услуги в периоде становится очень большим, т.е. неверным)
  • Исправленные показания надо доставить в личный кабинет. Это можно сделать по отдельно каждому л-счету, нажав кнопку <Синхронизировать с кабинетом> или выполнить повторную синхронизацию, если таких исправлений оказалось много.

Проверка:

  • после синхронизации надо убедиться в том, что все показания периода были доставлены из личного кабинета. Для этого надо зайти в административную часть кабинета и выполнить предварительную выгрузку данных с новыми показаниями. В выгруженном файле должны отсутствовать записи. В противном случае, абонент при заходе в личный кабинет будет видеть, что его показания не были переданы в обслуживающую организацию.

2-1-3. Ввод, расщепление и удаление платежей

Оплата по лицевым счетам может вноситься двумя способами:

  • вручную по л-счету
  • вручную в режиме массового ввода платежей по реестрам (пачкам). (для этого существует специальная форма)
  • импортированием файла с платежами. Данная процедура может быть выполнена в РМ бухгалтера > Закладка операции > Импорт платежей.

2-1-3-1. Ввод платежа по л-счету

Вручную оплаты вносятся в РМ по лицевым счетам квартиросъемщика. Там надо найти и выбрать требуемый л-счет и затем нажать кнопку "+".

Далее, в появившемся окне надо выбрать <Вид платежа> или источник платежа, указать сумму, дату платежа и периода платежа. После заполнения полей нажать кнопку <Добавить>. См. следующий рисунок



Введенные таким образом платежи вы можете посмотреть, нажав кнопку <Платежи> в РМ по лицевым счетам квартиросъемщиков. Смотрите следующий рисунок.



Если Вам нужно ввести платеж только по определенному шифру, например по шифру <Капитальный ремонт>, то при добавлении платежа укажите этот шифр. Для этого кликните мышкой по метке <Шифр*> и вам станет доступен выбор шифров услуг и введите данные, как например показано на следующем рисунке.



В случае, если Вам нужно ввести платеж только по Пени, то в этой форме Вам надо будет заполнить только сумму по Пени так как указано на следующем рисунке:



Доступен вариант ввода платежей одновременно по шифру услуги и по Пени. Этот способ действует по шифру Всего и по любому другому шифру услуги. Обратите внимание, что итоговая сумма платежа состоит из сложения сумм по услуги и по Пени. Именно эта сумма будет фигурировать в реестре принятых платежей.



2-1-3-2. Ввод платежей по набору л-счетов (из пачки)

Бизнес требует возможности потокового (быстрого) ввода платежей в разрезе по пачкам.За каждый день могут приходить несколько пачек платежей. По каждой пачке подбивается итог.

Пачка платежа идентифицируется номером пачки и датой регистрации (не списком дат). Есть также вариант идентификации пачки платежа только номером пачки.

Номера пачек могут повторяться (и повторяются) в разных днях. Но, внутри одного дня номера пачек не должны повторяться. Рекомендуется номера пачки формировать из номера года, месяца, дня и порядкового номера пачки внутри дня. Например: 2015020801 (2015 год, февраль, 2 число месяца, номер пачки 01)

Для начала работ надо запустить форму <Потоковый ввод платежей> и установить фильтр на номер пачки и дату пачки. Если в пачке есть платежи с разными датами, то ввод даты в фильтре надо пропустить и ограничиться только номером пачки. Смотрите следующий рисунок.



Если данная пачка уже была введена, то после нажатия кнопки фильтрации на экране отобразится список введенных ранее платежей. Если данная пачка уже сохранялась в л-счета, то на экране будет выведено окно с соответствующим сообщением, а сама пачка не будет доступна для изменений.

В колонке <Контроль> по каждой записи выводится краткий статус информирующий о причинах отказа импорта. Если колонка не заполнена, то запись допускается к импорту и будет зарегистрирована как платеж по л-счету. Самый распространенный статус отказа - когда дата платежа не соответствует периоду л-счета.

Далее, чтобы ввести новый платеж надо нажать кнопку <+>. В верхней части окна можно выполнить поиск л-счета по его номеру или адресу. Далее , ввод данных аналогичен вводу платежа по л-счету описанному в предыдущем параграфе документации.



Обратите внимание, так как при фильтрации пачки не была указана дата пачки, то в этом окне есть возможность указывать по каждому платежу свою дату платежа. В случае, когда при фильтрации пачки указана дата, то эта дата подставляется в каждый платеж и в этом окне ее невозможно изменить.

В любой момент времени, после сохранения платежа, оператор может подбить итог по пачке нажав кнопку <Итого>. Информация о количестве платежей и итоговой сумме будет выведена внизу.

Данные в форме упорядочены по порядку их ввода в базу данных. Это позволяет ускорить процесс сверки данных с бумажным носителем.

После окончания проверки платежей в пачке надо выполнить перенос данных в лицевые счета. Для этого оператор должен нажать на кнопку <В л-счета> и подтвердить в новом окне свои намерения по переносу платежей в лиц.счета.

2-1-3-3. Импорт платежей из внешних файлов

В программе имеется возможность импорта платежей (и показаний ИПУ) из файлов с оговоренным форматом данных. Данные файлы поставляются финансовыми учреждениями (банками, почтой) выполняющими функции по сбору денежных средств за поставленные услуги. Импорт выполняется в РМ бухгалтера: вкладка <Операции>, кнопка <Импорт платежей>.

До начала импорта надо убедиться, что имеются необходимые настройки, которые позволят отнести загружаемую информацию к нужному источнику (виду платежа). Это позволит потом вести учет платежей в разрезе его источников (видов платежей) и формировать соответствующие сводные отчеты.

Дополнительно можно указать, что импорт суммы платежа будет выполнен в конкретный шифр. Если шифр не указывать, то сумма платежа будет отнесена к шифру <Всего>.

Для выполнения импорта надо выбрать файл и затем нажать кнопку <Анализ файла импорта>. При этом будет проверено не был ли загружен ранее файл с таким же именем. Если запись об этом будет найдена в интервале до 4-х месяцев назад от текущей даты, то в загрузке этого файла будет отказано. Если файл не был ранее загружен, то программа выполнит проверки по каждому платежу. Если будут найдены проблемы, то по окончании проверки программа сформирует отчет, на основании которого бухгалтер примет решение загружать ли этот файл или нет. Если ни одна запись в файле не пройдет проверки, то программа не предложит выполнить загрузку файла.

В случае больших объемов данных по регистрации платежей ручным способом есть альтернативный способ загрузки платежей через XLS файл открытого формата. Данный способ позволяет разгрузить бухгалтера, переложив работу по заполнению таблицы данными с распечатанных реестров на оператора. Бухгалтеру остается лишь проконтролировать совпадение итогов (что легко выполнимо для XLS таблиц) и выполнить импорт платежей.

Краткое пояснение к формату XLS файла: первые три колонки файла являются обязательными к заполнению. Периоды платежа можно заполнять как даты (колонки 4 и 5) или как строку формата ГГГГММ. Т.е. период платежа в колонках 6 и 7 можно заполнить как строку с ведущим апострофом, например: '201508. В случае обнаружения проблем, информация об этом будет напечатана программой в колонке 11. Строка с незаполненным л-счетом (колонка 1) считается последней строкой в файле.

Файл можно скачать по ссылке:http://smart-flex.ru/htm/import_payment_manual.xls

Для ТСЖ, ЖСК (организаций с малым объемом л-счетов) рекомендуется формирование отчета-шаблона: <Реестр ввода платежей для последующей загрузки>. Отчет создается на основе существующей картотеки и оператору остается разнести суммы и даты платежей в соответствующие колонки отчета, что также позволяет существенно сократить ручную работу. Преимущество этого отчета состоит в том, что можно раздельно вводить платежи за услуги и за пени (примечание: сумма этих двух колонок составляет платеж по л-счету).

2-1-3-4. Корректировка платежа.

Платеж после внесения сразу переводится в статус <Квитанция оплачена> и средствами программы становится заблокирован от удаления.

Для корректировки платежа по л-счету в текущем периоде надо выполнить следующее:

  • найти л-счет, нажать кнопку <Платежи> и выбрать нужный платеж
  • найти л-счет, нажать кнопку <Платежи> и выбрать нужный платеж
  • кликнуть на <Сохранить>
  • войти в состав платежа, нажав кнопку <Суммы>
  • встать на требуемую услугу и ввести ту сумму, которая требуется
  • сохранить состав платежа
  • выполнить расчет начисления. При этом будет выполнено автоматическое расщепление платежа.
  • убедиться, что полученное распределение сумм соответствует требуемому

Примечание: Введенные суммы помечаются желтым цветом в составе платежа, и программа не меняет их. См. Следующий рисунок.



После выполнения расчета начислений и расщепления, состав платежа выглядит следующим образом: на требуемый шифр сумма платежа и Пени остались такие, как затребовал оператор, а остаток распределился по шифрам в пропорции.



2-1-3-5. Удаление платежа (ей).

Платеж после внесения сразу переводится в статус <Квитанция оплачена> и средствами программы становится заблокирован от удаления.

Для удаления одиночного платежа по л-счету в текущем периоде надо выполнить следующее:

  • найти л-счет, нажать кнопку <Платежи> и выбрать нужный платеж
  • кликнуть на флажок <Отметка - не оплачена>
  • кликнуть на <Сохранить>
  • кликнуть на <Удалить>
  • и еще раз кликнуть на <Сохранить>

Примечание: Платеж можно удалить только в открытом периоде. Если период с неправильным платежом закрыт, то один из вариантов - это ввод нового платежа с отрицательной суммой.

Для массового удаления группы платежей в текущем периоде надо выполнить следующее:

  • войти в РМ бухгалтера и выбрать вкладку <Удаление>
  • выбрать нужный <Вид платежа>
  • установить требуемый интервал дат отбора
  • если в РМ Администратора выбран режим <Массовое удаление платежей выполнять по району>, то дополнительно надо выбрать нужный район
  • затем выполнить удаление

Для массового удаления платежей (и показаний) по файлу рейса импорта надо выполнить следующее:

  • войти в РМ бухгалтера и выбрать вкладку <Удаление>
  • нажать на кнопку <Удаление загруженных рейсов>
  • программа откроет форму со списком рейсов загруженных платежей и показаний сроком на 2 месяца назад от текущей даты
  • затем надо выбрать требуемый рейс и нажать кнопку <Удалить рейс>
  • программа откроет дополнительный диалог с информацией о количестве удаляемых платежей и показаний
  • если удаление будет позволено, то будет доступна кнопка <Удалить рейс>
  • затем надо выполнить удаление

Примечание: Рекомендуется перед операциями массовых удалений делать <горячую копию БД>.

2-1-4. Внесение перерасчетов

Перерасчеты вносятся в виде актов и могут быть привязаны к лицевому счету или к дому. Если перерасчет регистрируется по дому, то он будет распространяться на все л-счета этого дома.

Для внесения перерасчета по л-счету в форме <РМ по лицевым счетам квартиросъемщиков> найдите требуемый л-счет. Убедитесь, что расчетный период установлен правильно. Далее, нажмите на кнопку <Перерасчет> и в открывшейся форме выберите шифр, период за который будет выполнен перерасчет, проставьте знак+ или -, укажите сумму перерасчета или коэффициент(или тариф). Выберите вид перерасчета. Сохраните изменения.

Примечание:

  • перерасчеты с использованием коэффициента или дней отсутствия услуги будут распространяться на зеркальные шифры
  • перерасчеты с использованием суммы или тарифа будут действовать только на конкретную услугу


2-1-5. Расчет начислений

Расчет начислений по району выполняется с <РМ бухгалтера РКЦ-Флекс> по выбранному району за текущий период с закладки <Операции> нажатием кнопки <Выполнить расчет по району>.

Кроме того Вы можете выполнить расчет только по лицевому счету перейдя на <РМ по лиц-счетам квартиросъемщиков> и нажав кнопку <Расчет>. В открывшемся окне вы увидите расчетный лист по лицевому счету за текущий период. Также вы можете посмотреть логику расчета, воспользовавшись кнопкой <Лог>.

Вы можете выполнить расчет только по дому перейдя на <РМ по лиц-счетам квартиросъемщиков> и нажав кнопку <Расчет по дому> в вкладке <Дом>.

Расчетные суммы есть результат настройки системы начислений. Если вас не устраивает результат, проверьте правильность настроек.

Примечания:

  • Всегда выполняйте расчет во время работы с лицевым счетом. Проверяйте цифры в расчетном листе. Особенно это актуально на этапе внедрения программы.
  • Ввод платежей не влияет на исходящее сальдо до тех пор пока не будет выполнен расчет начислений. Регистрируемые платежи это только документы, они попадают в расчетную базу только после выполнения начислений.
  • Изменения в лицевых счетах, акты перерасчетов, показания приборов учета и пр. также не отражаются на балансе лицевого счета до тех пор, пока не будет выполнен расчет начислений.
  • Не рекомендуется использовать автоматические перерасчеты при незавершенном процессе внедрения. Т.е. в РМ Администратора должна быть отключена настройка <Перерасчеты выполняются автоматически>.
  • При наличии общедомовых ПУ расчет начислений в большинстве случаев наджо выполнять только по дому.

2-1-5-1. Начисление пени (штрафов)

Настройки расчета пеней

  • В настройках по балансо-держателю выставляется дата начисления пени. Иными словами это порог дня с которого начисляется пени. Данный порог внутри программы выставляется по умолчанию равным 10. Т.е. если в настройках по балансо-держателю данный порог не выставлен, то он принимает значение 10.
  • В справочнике расчетных периодов выставляется ставка рефинансирования. Если ставка рефинансирования не прописана для расчетного периода, то она принимается равной 0.1

Условия начала расчета пеней

Программа выполняет расчет пеней в том случае, если имеется такой шифр в системе расчетов. Т.е. есть шифр в котором отмечен признак <Ведется учет Пени> и <Выполнять начисление Пени>. Кроме того, начисление пени выполняется при условии, если входящее сальдо периода по л-счету положительное.

Параметры влияющие на расчет пеней

  • порог дня начисления пени
  • текущий расчетный период
  • текущий календарный день
  • входящий (на начало периода) остаток по шифру
  • сумма фактического (с учетом перерасчетов) начисления прошлого периода. Так называемая сума к оплате прошлого периода
  • платежи текущего периода в разбивке по дням

Алгоритм расчета

Из входящего сальдо периода вычитается сумма к оплате прошлого периода. Если полученная величина отрицательная или равна нулю, то расчет прекращается. Если величина положительная , то она становится базовой суммой для расчета пеней.

Строится цикл по дням платежей расчетного периода, с учетом порога добавления дня начисления пени, а также с учетом первого и последнего дня периода.

В цикле по каждому дню выполняется расчет пени и полученная сумма складывается с итоговой. Также выполняется накопление(суммирование) платежей с первого по последний день периода.

Более детально методика расчета пени рассмотрена на сайте по адресу http://smart-flex.ru/art/raschet-peni.shtml

2-1-6. Контроль начислений, платежей, показаний и состояния картотеки

Программа снабжена специальным отчетом, который позволяет контролировать баланс по каждому л-счету. Его надо обязательно выполнять перед каждым закрытием расчетного периода.

Данный отчет запускается в РМ Бухгалтера в вкладке <Операции> находится кнопка <Контроль периода>. Перед запуском отчета необходимо выбрать требуемый район (участок). Если отчет формируется пустым, то это означает, что ошибок в данном районе нет и для этого района можно закрыть расчетный период.

Этот же отчет можно запустить по конкретному дому в РМ по лицевым счетам в вкладке <Отчеты>.

Кроме того, надо контролировать учет показаний приборов учета, так как в следствие ошибок ручного ввода, искажения информации и пр. по л-счетам могут происходить неверные начисления. Для такого контроля можно использовать следующие отчеты:

  • Реестр показаний ПУ по л-счетам/домам (acc_ctr_01)
  • Реестр начислений, потребления услуг и показаний ИПУ (CalcPaymentWithMeterage)

Следующий отчет: <Реестр состояния картотеки>(CardCheckState) регистрирует несоответствия дат актуализация и периодов начислений по характеристикам и шифрам, попадания платежей по уже закрытым л-счетам, дублирование характеристик и пр.

Все вышеперечисленные отчеты позволят значительно снизить процент ошибок и избежать проведения перерасчетов в следующем периоде. Это особенно актуально в условиях нехватки человеческих ресурсов в абонентском отделе.

Также необходимо перед закрытием периода формировать сводный отчет по начислениям и платежам: <Сводный отчет по всем услугам и пени (TotalCalc)>. Для формирования отчета обязательно надо выбрать район(ы) или дом(а).

Данные по учтенным платежам этого сводного отчета надо сравнить с реестром: <Реестр принятых платежей (для выверки) (PaymentVerify)>. В этом реестре выводятся платежи как документы. В случае несовпадения со сводным отчетом необходимо произвести проверку опираясь на диагностические отчеты описанные выше в этом параграфе.

2-1-7. Выпуск квитанций и отчетов

После выполнения расчета по району, контроля начислений становится возможен выпуск квитанций и прочих отчетов.

В <РМ по лицевым счетам квартиросъемщиков> доступна функция выпуска индивидуальной квитанции по выбранному лицевому счету. Для этого выберите лицевой счет, перейдите к закладке <Отчеты>, из выпадающего списка выберите вид квитанции. Далее нажмите кнопку <Сформировать отчет>, после чего появится квитанция или справка готовая к печати.

Как и у любого другого отчета, здесь присутствует справка, вызываемая кнопкой <i в синем круге>. Вам потребуется один раз прочесть и исполнить все предписания описанные в данной справке. Так для индивидуального отчета необходимо составить список выводимых шифров и шифров счетчика. Для этого в соответствующих формах, вызываемых кнопками под выпадающим списком, необходимо указать все значимые для вас шифры. Эта операция по настройке производится однажды и более не потребует вашего внимания. В этих формах по умолчанию уже содержатся большинство типичных шифров. Однако, если вы используете шифры не включенные в список вам следует их туда добавить и сохранить изменения.

Для выпуска отчетов и массовой печати квитанций существует форма <Отчеты по картотеке>, доступная по нажатии кнопки <Отчеты> в <РМ бухгалтера РКЦ-Флекс>.

Перед формированием какого-либо отчет сначала выберите его из списка и нажмите <i в синем круге>. Вы получите краткую информацию по данному виду отчета.

Если отчет именно тот, что вам нужен, то нажмите кнопку <Критерии, запуск отчета>. В открывшейся форме добавьте новый критерий и назовите как вам удобно. Далее, воспользовавшись подсказкой по отчету (<i>) следует заполнить необходимые формы критериев. В зависимости от типа отчета вам понадобится указывать районы, улицы, шифры учета и т.д. После того как необходимые критерии будут заполнены, нажмите кнопку <Сформировать отчет>. После обработки информации компьютер выдаст готовый отчет или квитанции готовые к печати.

2-1-8. Закрытие периода и переход в следующий период

После того как сделаны все расчеты, выпущены все отчеты и квитанции, приходит время сменить период. Для этого на <РМ бухгалтера РКЦ-Флекс> выберите закладку <Операции>. Выберите район, по которому планируется закрытие. Нажмите кнопку <Закрыть период по району>. Если у вас много районов повторите эту операцию с каждым.

После этого надо выставить для себя новый период. Для этого воспользуйтесь меню <Действия>, <Смена периода по пользователю>. Выберите в этом коне следующий период и сохраните изменения.

Если в закрытом периоде найдены неточности, требующие изменения начисления, то данные начисления принято выполнять уже в текущем периоде посредством регистрации акта перерасчета.

Для самого крайнего случая предусмотрена процедура <открытия> уже закрытого периода. Эта операция позволяет открыть только один предыдущий период. Для открытия на большую глубину требуется повторить процедуру открытия необходимое количество раз. Для этого о выберите интересующий вас район и нажмите кнопку <открыть период по району>. После чего смените текущий период на предыдущий. Теперь вы можете вносить изменения.

Операцию открытия периода можно выполнить не только по району, но и по л-счету. Для того, чтобы открыть период по л-счету, сначала найдите его и убедитесь что текущий период л-счета верный, открыв карточку л-счета:



Далее надо вернуться в <РМ по лицевым счетам квартиросъемщиков> и кликнуть по кнопке <Открыть период>. Операция (т. е. кнопка) будет доступна, если по пользователю добавлено право на ее осуществление.

Далее будет выдано предупреждение о том, что по выбранному л-счету будет открыт период. После выполнения этой операции можно (а в случае сомнения и нужно) проконтролировать текущий период по л-счету, заглянув в карточку л-счета как это было описано выше.

Если после открытия периода, не выполняя расчет, сразу же его закрыть, то состояние баланса по л-счету не будет изменено.

Рекомендуется такие массовые и одиночные операции выполнять с большой ответственностью и аккуратностью, так как изменения приведут к изменению расчета и отчетных форм уже прошедших периодов.

Часть III. Расширенные возможности

3-1. Работа со сводными шифрами

В случае ведения учета в предприятии, ведущем учет жилищных и коммунальных услуг (обычно это ЖСК или УК) возникает ситуация с использованием большого набора услуг, в следствии чего возникает проблема при печати данных услуг в квитанции. Иными словами, сложившийся набор услуг не помещается на листе формата A4.

В подобных ситуациях добавляется новый сводный шифр, под которым размещают набор шифров, подлежащих сведению. Такую операцию надо выполнять в начале расчетного периода, чтобы был запас времени на настройку начислений, перенастройку отчетов.

Рекомендуется перед изменением структуры шифров выполнить создание архива данных. Далее,

  • включите для пользователя право на расщепление входящего сальдо (обычно это не позволительно). Для этого зайдите в РМ Администратора в раздел <Пользователи> и выберите право на операцию по расщеплению входящего сальдо
  • выполните в РМ Бухгалтера расчет начислений по всем районам
  • там же выполните доступную теперь операцию по расщеплению входящего сальдо
  • так как картина разложения задолженности изменилась, то снова выполните в РМ Бухгалтера расчет начислений по всем районам, с тем чтобы сформировать исходящее сальдо по новому сводному шифру
  • проверьте формирование квитанций с учетом нового сводного шифра
  • если все устраивает, то отключите право на проведение операции по расщеплению входящего сальдо

На следующем рисунке показан пример настройки сводного шифра по холодному водоснабжению:



Следует учитывать, что при расщепление платежа программа не распределяет суммы на сводные шифры. т.к. платеж и состав платежа являются документами. Сведение сумм выполняется расчетной системой и регистрируется в расчетной базе данных. См. результат расщепления (состав платежа) на следующем рисунке:



3-2. Развертывание программы для работы в локальной сети

Шаги по настройке программы для работы в локальной сети описаны в дополнительной инструкции: Развертывание_в_лок_сети_4_81.pdf

3-3. Автоматическое обновление

Функционал программы постоянно меняется: добавляются новые отчеты, меняются схемы начислений и пр. Соответственно реализован механизм позволяющий обновить все компоненты программы: схему БД, серверную и клиентскую части. В случае, если программа работает в локальной сети, то авто-обновление надо запускать только на сервере при условии отсутствия работы клиентских программ. После обновления клиентские компоненты будут обновлены автоматически. Ничего дополнительно делать на клиентских станциях делать не надо.

Обновления могут содержать изменения касающиеся расчета начислений. Поэтому правило такое: выполняйте обновление с необходимым запасом дней до закрытия периода и печати квитанций.

Как выполнить обновление:

  • Убедиться, что компьютер подключен к интернету
  • Войти в программу под логином FL (или LF)
  • Выбрать пункт меню:  Помощь-->> Проверить обновление
  • В окне нажать кнопку "Проверить наличие обновлений"
  • Затем нажать кнопку "Закачать обновление" (если она стала доступна после пункта проверки наличия обновлений)
  • Затем нажать кнопку "Применить обновление"

Далее должно появиться окно, в котором программа обновления будет писать шаги своей работы. Если все будет хорошо, то окно в конце работы исчезнет и автоматически запустится программа с предложением ввести логин и пароль.

Примечание: Для компьютеров с Windows Vista/7/8 перед обновлением надо отключить систему UAC для версии 4-81-07 программы РКЦ флекс

3-4. РМ Кассира

РМ место кассира предназначено для регистрации платежей с применением фискального регистратора.

РМ место кассира позволяет выполнять:

  • регистрацию обычных и внебалансовых платежей по картотеке
  • регистрацию транзитных платежей в пользу сторонних организаций

Программа поддерживает работу с фискальными регистраторами по стандарту JavaPOS: http://www.javapos.com/. В настоящий момент реализована работа с линейкой регистраторов серии Штрих: http://www.shtrih-m.ru/

Программа может работать с регистратором в режиме непрерывного захвата порта передачи данных и в атомарном режиме. В последнем варианте позволительно использовать одновременно несколько программ, работающих в одним фискальным регистратором.

При работе с регистратором доступны следующие команды:

  • Регистрация оплаты
  • Регистрация возврата
  • Запрос статуса ФР
  • Печать копии чека
  • Инкассация
  • Подкрепление
  • X-Отчет
  • Z-Отчет

Перед началом работы с регистратором Штрих надо запустить драйвер регистратора и определить параметры порта передачи данных. Далее, эти параметры, а также пароль администратора ФР надо прописать в кассовом окне программы. Кроме того, требуется настроить виды чеков и специфический файл настройки регистратора Штрих: shtrihjavapos.xml 

3-4-1. Настройка регистратора серии Штрих

Перед началом работы надо подключить регистратор к COM порту компьютера, затем включить компьютер и регистратор. Далее надо установить драйвер из каталога CD-ROM "Драйвер ФР A4.10" запустив файл: DrvFR_4.10_290.exe. После установки в пункте меню Windows надо запустить: ШТРИХ-М=>Драйвер ФР 4.10=>Тест драйвера ФР 4.10 и нажать на кнопку "Настройка свойств" в правом нижнем углу окна. В появившемся окне "Свойства" нажать на кнопку "Поиск оборудования" и в новом окне нажать кнопку "Искать". По окончании поиска драйвер отобразит информацию о найденном регистраторе, номере порта и скорости передачи данных. Эти данные надо будет потом ввести в программу <РКЦ-флекс>. См. cледующий рисунок.



Далее надо закрыть окно, нажав кнопку <Закрыть>. В окне <Свойства> надо прописать параметры соединения и пароль для связи, так как показано на следующем рисунке.



Надо убедиться, что настройки соединения установлены верно. Для этого надо нажать кнопку <Проверка связи>. Если ошибок не будет, то следующим шагом надо выполнить настройку отрезки чека. Т.е. отключить отрезку чека (по рекомендации тех. Поддержки). Для этого в драйвере надо выбрать пункт "07 Параметры устройства" и вкладку "Таблицы". В появившемся окне выставляем номер поля 7. Далее нажимаем кнопку "Прочитать таблицу"



Далее значение поля 1 заменяем на 0 и нажимаем кнопку "Записать таблицу" . На этом работа с драйвером регистратора заканчивается.

3-4-2. Привязка регистратора к кассовому окну программы, раздача прав

Необходимо также выполнить настройки для работы с регистратором в РМ Администратора и раздать соответствующие права. В этом рабочем месте нажмите кнопку <Настройки> и далее кнопку <Окна>. В открывшейся форме <Кассовые окна> выставите нужный тип фискального регистратора, пароль, таймаут и прочие параметры как показано на следующих рисунках.

Примечание: на первом рисунке есть флаг включения атомарного режима использования регистратора.



В вкладке <Порт ФР> выставляются параметры соединения с фискальным регистратором.



Также надо убедиться, что к данному кассовому окну приписаны пользователи. Для этого нажать открыть окно <Пользователи кассового окна>. См. предыдущий рисунок.

По каждому пользователю кассового окна надо выставить права доступа на операции с регистратором и идентификатор кассира. См. следующий рисунок.



3-4-3. Настройка документов ФР и видов квитанций

Удостоверьтесь, что для установленного регистратора существует и настроена реализация фискального чека по оплате услуг и возврату платежа. В РМ Бухгалтера есть соответствующий справочник <Группы документов на печать ФР>. В поставке программы реализована печать фискального чека для регистраторов серии Штрих.

Необходимо настроить виды квитанции для последующей регистрации платежей В РМ Кассира.

Для приема платежей в сторону ЖКУ достаточно создать запись в справочнике <Виды квитанций> в справочнике <Организации> РМ Бухгалтера.

Для приема платежей по внебалансовым шифрам надо заполнить состав квитанции и выбрать ту услугу, по которой будет выполняться регистрация платежа. См. следующий рисунок.



Для приема транзитных платежей в пользу сторонней организации надо заполнить состав квитанции. Он может выглядеть так, как показано на следующем рисунке.



Где колонка <$> означает, что введенные данные будут интерпретироваться как принимаемая сумма, а колонка <в Чек> означает, что регистрируемая информация будет распечатана в фискальном чеке. Колонка <Поле> означает имя поля в файле экспорте принятых платежей формата DBF.

3-4-4. Регистрация платежей по картотеке

Для регистрации платежей надо войти в РМ Кассира, найти л-счет, далее выбрать организацию и вид квитанции. После чего надо нажать <Создать/Оплатить>



Для обычного платежа за коммунальные услуги в появившемся окне надо ввести сумму в шифр <Всего>, нажать комбинацию клавиш , затем заполнить периоды платежа, нажать кнопку <К оплате>, после заполнить внесенную сумму и далее нажать кнопку <Выполнить регистрацию>. В этот момент будет показано диалоговое окно с запросом подтверждения печати и далее на регистратор будет послана команда печати фискального чека с согласия оператора.



Для регистрации внебалансового платежа по картотеке, например за <Капитальный ремонт> схема работы будет такая же, но будет включена защита от ввода сумм в несогласованные шифры.

3-4-5. Регистрация транзитных платежей в пользу других организаций

Для регистрации транзитного платежа надо в РМ Кассира выбрать стороннюю организацию и далле ввести л-счет для поиска или фамилию. Если программа не находит л-счет сторонней организации, то создай его, нажав кнопку <Создать/исправить л-счет> См. следующий рисунок.



После того, как будет создан новый л-счет или найден в картотеке сторонних организаций выполнить регистрацию платежа в его пользу также нажав кнопку <Создать/Оплатить>.



В появившемся окне введите символьные и цифровые реквизиты платежа в соответствие с требованием формы квитанции.



И далее выполните регистрацию платежа. Принятые транзитные платежи можно выгрузить в виде файла DBF в РМ Кассира в вкладке <Отчеты>. См. следующий рисунок.



Часть IV. Шпаргалка бухгалтеру

№пп Вопрос Ответ
1 В адресе л-счета допущена ошибка. Надо сменить номер дома 12а на 11а Меняется номер дома так: войдите в форму "Районы", выберите нужный район, затем кликните по форме "Дома". Пролистайте список, найдите нужный дом, смените номер и сохраните.
2 Как изменить ФИО? Надо в РМ поиска найти нужный л-счет, затем нажать кнопку <Фамильный учет> и там изменить ФИО.
3 Как убрать неправильные начисления? Просто еще раз выполнить расчет, но с правильными исходными данными. Старый расчет будет заменен новым.
4 Сбербанк прислал реестр платежей. Как его загрузить? Сбербанк присылает оплаты в зашифрованных файлах. Для расшифровки предоставляется диск с программой SBERSIGN. Необходимо провести установку программы с диска на компьютер. после этого указываем в проводнике правой мышкой на файл и в контекстном меню видим строку SBERSIGN. При выборе этой строки раскрывается список операций, в которых в том числе "Расшифровать". Запуск операции на файле приводит к декодированию файла к оговоренному Договором формату. Далее следует выполнить импорт платежей.
5 Не сходится итоги платежей в программе с итогом по почте РФ. Как найти расхождения? Сначала выпустите <Сводный по платежам за период по всем участкам>. Данный отчет выведет суммы платежей сгруппированные по днями видам платежей. Таким образом вы найдете расхождение по почте РФ, или Сбербанку за нужный день. Далее вам надо сформировать реестр платежей на нужный день из программы и сравнить его с реестром от почты РФ или Сбербанка. Этот реестр именуется: <Реестр принятых платежей>

since 1995
© Конвент 2000
Саратов